Eventi digitali on line: come reinventare la promozione aziendale attraverso i virtual meetings

La pandemia ha portato a una brusca interruzione di tutti gli eventi organizzati per la promozione di aziende e dei loro prodotti.

Come ben sappiamo, infatti, tutte le occasioni di incontro che prevedevano la presenza di pubblico sono sospesi fino al primo semestre del 2021: stop dunque a open house, convention, congressi e fiere.

Si assiste in questo periodo a una corsa affannosa verso la trasposizione in digitale e in streaming dei contenuti che erano stati programmati per essere fruiti in presenza di pubblico.

Diciamolo chiaramente, un evento virtuale non potrà sostituire in tutto e per tutto un evento reale, perché sono due approcci differenti.

Attenzione però, questo non è sempre uno svantaggio, soprattutto quando si conoscono i media digitali, e quindi sul web, e si riesce ad individuare il mezzo più adeguato a ogni forma di evento da sostituire

In buona sostanza, quando non è possibile mostrare un apparecchio in funzione, o illustrare concetti che stanno alla base di un sistema produttivo, il video aziendale, declinato nelle sue forme più specifiche e mirate (tutorial o tecnico), rappresenta il miglior veicolo per diffondere contenuti in modo continuativo sui canali digitali. In diretta streaming o come archivio.

Alla luce di questo, tenteremo di illustrarare  alcuni dei modi per sfruttare al meglio la situazione difficile che l’emergenza sanitaria ci sta mettendo di fronte.

Indice

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L’importanza dei dispositivi mobili

La maggior parte dei contenuti video presenti online sulle diverse piattaforme vengono fruiti da dispositivo mobile, specialmente quando si tratta di video istruzioni e tutorial o riprese che non si svolgono in diretta. Per questo è consigliabile progettare e ottimizzare un video affinché sia godibile anche da schermi più piccoli rispetto allo schermo del pc.

Proprio perché la maggior parte delle volte i video preregistrati sono fruiti tramite dispositivo mobile, è necessario adattare il contenuto al mezzo che sarà utilizzato per la visualizzazione.

La brevità, in questi casi, è fondamentale: trasmettere dei concetti con concisione aiuta lo spettatore a mantenere l’attenzione. Anche l’inserimento di grafiche animate è vantaggioso ai fini del mantenimento dell’attenzione: mettere in risalto i concetti principali aiuta la memorizzazione e rende maggiormente godibile il contenuto video.

Tutti i vantaggi degli eventi virtuali

Come abbiamo detto, questa emergenza sanitaria ha influito in modo importante sugli eventi e sulle fiere. Come possono reinventarsi, dunque, gli espositori?

Le soluzioni adottabili sono differenti e tutte vantaggiose:

  • Produrre nuovi video aziendali e diffonderli in modo costante sui canali classici (sulle pagine social dell’azienda, sul proprio sito ufficiale e tramite l’utilizzo di mail mirate);
  • Organizzare Webinar, cioè seminari interattivi in diretta streaming che si svolgono sul web; si stanno diffondendo molto rapidamente e rappresentano un’ottima alternativa agli incontri reali. Permettono, tra le altre cose, di mantenere i contatti con i propri clienti;
  • Realizzare video tutorial: le video istruzioni sono un potente mezzo per consolidare i rapporti con i clienti già acquisiti, ma anche per trovarne di nuovi;

Sostituire la visita allo stand con la produzione di video tecnici mirati al funzionamento dell’apparecchio

L’azienda al centro dell’attenzione

È vero, l’evento virtuale non potrà sostituire l’atmosfera di aggregazione che sia crea durante una fiera; ma è davvero uno svantaggio?

Pensiamo a quante spese deve affrontare un’azienda per allestire lo stand, per realizzare gadget di ogni tipo e per garantire la propria presenza nelle sedi congressuali. L’evento digitale, oltre a ridurre questi costi di contorno imposti all’azienda dall’esterno, dà una grande possibilità: rivolgersi a un pubblico selezionato, verticale, maggiormente profilato.

Che a organizzare l’incontro sia un’unica azienda oppure un gruppo di aziende, il grande vantaggio della riunione virtuale risiede nell’opportunità di rendere fruibili dei contenuti video pensati appositamente per quel pubblico e per quell’occasione.

Così l’azienda non sarà costretta a competere con altre aziende, magari vicine di stand, e avrà, in questo modo, la possibilità di investire il budget risparmiato in contenuti video originali pensati appositamente per quell’occasione, in cui il pubblico sarà meno casuale, ma selezionato e, dunque, maggiormente interessato alle informazioni veicolate.

YouTube: funzionalità e vantaggi

La piattaforma offre l’opportunità di realizzare dirette streaming, ma anche di creare premiere, cioè video on demand, che vengono però gestite come fossero eventi dal vivo, avendo sì la possibilità di comunicare con il pubblico, ma senza allestire una diretta streaming. U. ottimo strumento per il canale YouTube aziendale

Prima di illustrare questi differenti approcci, bisogna quindi porsi una domanda: è strettamente necessario che diverse persone si diano appuntamento per riunirsi nello stesso momento?

La risposta sarà sì nel caso in cui volessimo organizzare un incontro interattivo, quindi qualora volessimo riferire un annuncio importante, presentare una novità o lanciare un’offerta. In questi casi è consigliabile optare per la diretta streaming, necessaria anche nel caso in cui fosse richiesto uno scambio reciproco di informazioni: i sistemi di live streaming, infatti, garantiscono un’elevata interattività grazie ai commenti, ai forum e alle chat in tempo reale che continuano a essere attive anche al termine della diretta.

In questo caso, è consigliabile attivare una mailing list per fissare l’appuntamento con un certo anticipo; non dimentichiamo che, seppur gli uffici siano chiusi, il lavoro continua da casa tramite lo smart working. Non tutti sono reperibili in qualunque momento.

Nel caso in cui, invece, volessimo promuovere un prodotto, oppure presentarlo, sarebbe meglio ricorrere al video on demand, cioè un video registrato e usufruibile a richiesta e nel momento deciso dall’utente. Questi video sono versatili perché si adattano a molteplici situazioni: dai demo dei macchinari alle dimostrazioni di come funzioni un prodotto, oppure possono avere come oggetto gli interventi dei diversi relatori. 

La possibilità di poter rivedere un video che si concentri su un unico argomento, infatti, è vantaggioso per chi ne usufruisce; i concetti possono essere meglio approfonditi grazie all’attenzione esclusiva che si riserva alla tematica che si vuole trasmettere. Sono ideali come presentazione aziendale. Oppure può trasferire sicurezza in chi ha investito nello sviluppo e nella costruzione di qualche cosa. Pensiamo ai video in time lapse di cantieri in costruzione, ad esempio.

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L’importanza delle playlist di YouTube

YouTube dà la possibilità di creare delle playlist in cui inserire i video suddivisi per argomento. Questo strumento è particolarmente utile, perché offre allo spettatore l’opportunità di rivedere, ordinandoli,  gli  interventi trasmessi in diretta e resi disponibili al termine on demand,  oppure una presentazione registrata in precedenza.

Questa soluzione si rivela utile anche per gli spettatori che non possono partecipare a una diretta, ma soprattutto per le differenti velocità delle reti Wi-Fi di cui dispongono gli spettatori.

Le playlist, dunque, oltre a mettere in risalto gli argomenti principali di cui l’evento ha trattato, rende il contenuto disponibile a tutti, in qualunque momento

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